Besparen op leverancierskosten, zonder je leveranciersrelatie in gevaar te brengen, hoe doe je dat? In dit artikel geven we een aantal praktische tips om te besparen op je leverancierskosten.
LEVERANCIERSKOSTEN VOOR SCHOLEN
In de scholenbranche merken we een behoorlijke stijging van de facilitaire kosten. Uit onderzoek van NFC Index blijkt dat de facilitaire kosten per student in 2012 zijn gestegen. De NFC Index Onderwijs laat zien dat in dit jaar de facilitaire kosten per student 1516 euro inclusief btw bedroegen, een stijging van 8% ten opzichte van 2011. Een van oorzaken van deze stijging is dat in de afgelopen jaren taken en verantwoordelijkheden van gebouwgebonden beheerders zijn toegenomen. Hierdoor zijn de kosten gestegen, wat niet altijd de kwaliteit ten goede komt. Mede daarom wordt vaak voor de oplossing gekozen om een reorganisatie in gang te zetten, waarbij contract- en leveranciersmanagement worden uitbesteed.
Maar ook na deze uitbesteding wil je natuurlijk besparen op de kosten, zonder dat je de leverancier volledig uitknijpt. Uit onderzoek van Managersonline.nl blijkt namelijk dat 70% dit niet vindt kunnen. Hieronder volgen daarom 5 praktische tips om dit middels een goed leveranciersmanagement te realiseren.
EEN GOEDE SAMENWERKING MET JE LEVERANCIER
Een goede relatie met je leveranciers is de basis van je samenwerking, en daarmee ook van de kosten die je betaalt. Ga daarom regelmatig het gesprek aan met je leverancier en analyseer welke mogelijkheden er zijn om bepaalde processen te optimaliseren. Kijk of de leverancier je daadwerkelijk ontzorgt, bijvoorbeeld door mee te denken met jouw doelstellingen. Een proactieve aanpak van de leverancier kan er daarbij toe bijdragen dat de kosten structureel lager komen te liggen. Dit zorgt er namelijk voor dat er tijdig wordt ingegrepen om bepaalde processen te verbeteren.
STUUR OP MANAGEMENTINFORMATIE
Contractbeheer uitvoeren zonder goede managementinformatie is niet te doen. Managementinformatie is benodigd om de leveranciers te kunnen beoordelen op hun kwaliteit, waarmee dus gestuurd kan worden op daadwerkelijke output. Door de juiste gegevens te verzamelen krijg je grip op de cijfers, wat er uiteindelijk voor zorgt dat kosten bespaard kunnen worden. Je kunt namelijk beter beslissingen nemen en het geeft je de mogelijkheid om waar nodig bij te sturen binnen de organisatie.
GOED GEORGANISEERD CONTRACTBEHEER
Het contractbeheer goed regelen, levert vele voordelen op. Zo worden er bij het sluiten van contracten goede afspraken verkregen, terwijl onzekerheden over toekomstige prestaties worden gereduceerd. Daarbij draagt contractbeheer ertoe bij dat voor het uitvoeren van contracten de juiste prestaties op het juiste moment plaatsvinden, terwijl het voor jouw mogelijk wordt om contracten te beëindigen op een zo gunstig mogelijk moment.
MAAK PRESTATIES INZICHTELIJK
Inventariseer bij de leverancier welke diensten er worden aangeboden, waarbij er ook gekeken worden of er binnen de organisatie naar deze diensten daadwerkelijk behoefte is. Hierdoor ontstaat er inzicht in welke prestaties er worden geboden en waar er mogelijke besparingen te realiseren zijn, door bepaalde diensten niet langer af te nemen.
OPTIMALISEER EXPLOITATIE- EN INVESTERINGSKOSTEN
De exploitatiekosten van schoolgebouwen zijn een aanzienlijk deel van de totale lasten en in de afgelopen jaren verder toegenomen. Ook bij nieuwbouwprojecten staan de investeringskosten in de schijnwerpers, waarbij er echter vaak te weinig wordt stilgestaan wat dit gebouw daadwerkelijk gaat kosten wanneer het in gebruik wordt genomen.
Deze exploitatiekosten zijn echter te optimaliseren. Denk bijvoorbeeld aan het toepassen van duurzame technieken of materialen. Op deze manier werkt u als onderwijsinstelling richting een duurzame toekomst, terwijl de kosten op een structureel lager niveau komen te liggen.